Artículo 4 del AI Act: formación en IA obligatoria en pymes

Artículo 4 del AI Act: la formación en IA es obligatoria en su pyme desde 2025

Entre todas las obligaciones del Reglamento de IA, hay una que afecta a todas las empresas que usan inteligencia artificial, sin umbral de plantilla, sin distinción de sector y sin esperar a ninguna fecha futura: la alfabetización en IA del artículo 4. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025. Este artículo explica qué exige exactamente, qué ha cambiado con el ómnibus digital de 2026, qué prueba debe conservar y cómo organizar una formación en IA proporcionada en una pyme.

Qué dice el artículo 4

El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 establece que los proveedores y los responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para garantizar, en la mayor medida posible, un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal y de las demás personas que se encarguen del funcionamiento y la utilización de esos sistemas en su nombre. Tres precisiones prácticas:

• «Responsable del despliegue» es cualquier empresa que utiliza un sistema de IA en un contexto profesional. Si su equipo comercial usa Copilot para redactar propuestas, usted lo es.
• «Alfabetización en IA» (el Reglamento define el concepto en su artículo 3) son las capacidades, conocimientos y comprensión que permiten usar la IA con conocimiento de causa: cómo funciona, qué hace bien y mal, qué riesgos tiene, qué obligaciones conlleva.
• «Teniendo en cuenta» los conocimientos técnicos, la experiencia y el contexto de uso: no se pide lo mismo a un desarrollador que a una persona de administración. La obligación es de medios y proporcionada.

Lo que ha cambiado con el ómnibus 2026

El ómnibus digital (acuerdo político del 6 de mayo de 2026, pendiente de publicación en el DOUE) ha suavizado la redacción: se habla de «apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA» en lugar de «garantizar». Es un matiz de formulación, no una supresión. La obligación se mantiene, la fecha de aplicación no cambia y la prueba sigue siendo responsabilidad de la empresa. Quien haya esperado al ómnibus para no hacer nada se ha equivocado de lectura.

Lo que el artículo 4 no exige

No exige un número de horas, un formato concreto, un organismo acreditado ni un título oficial. No hay bonificación ni requisito administrativo asociado en el Reglamento. Exige que la empresa haya tomado medidas adecuadas y pueda demostrarlo. Eso deja libertad para hacerlo bien y en proporción.

Por qué la prueba importa más que la formación

Una autoridad, un cliente o un juzgado no verán la sesión; verán los documentos. Desde el 2 de agosto de 2025 el régimen sancionador es aplicable, y el artículo 4 entra en la categoría de «otras obligaciones» (hasta 15 millones de euros o el 3 % del volumen de negocio mundial, con el menor de los dos importes para las pymes y multas con tope tras el ómnibus). En España, las autoridades competentes serán AESIA y AEPD principalmente, en el marco que fije el proyecto de ley orgánica cuando entre en vigor.

Pero la prueba sirve para mucho más que una eventual inspección:

• Ante un cliente grande que pregunta en su cuestionario de proveedores si su plantilla está formada en IA.
• Ante un conflicto laboral: sancionar un uso indebido de la IA sin haber formado ni informado es una posición frágil ante el juzgado de lo social.
• Ante la AEPD, tras una violación de datos causada por un prompt: haber formado a la plantilla es una medida organizativa que pesa.

Qué prueba conservar, como mínimo:

1. Programa fechado de la sesión (temas, duración, público).
2. Hoja de asistencia firmada, o registro de la plataforma.
3. Certificado de formación nominativo por persona, firmado por la persona y por la empresa.
4. Material utilizado (la presentación, el test) archivado con su versión.
5. Política de uso de IA difundida con constancia de recepción: la formación explica las reglas; la política las fija.

Todo en una carpeta única, junto con el registro de sistemas de IA y los contratos con los proveedores. Es el expediente que se enseña.

Qué contenido dar: la sesión de 45 minutos

Para la mayoría de las pymes, una sesión de 45 minutos con toda la plantilla, repetida en cada incorporación y recordada una vez al año, es un dispositivo proporcionado. Este es el guion que usamos, en 20 diapositivas:

1. Por qué hablamos de esto: el Reglamento de IA en tres fechas (2 de febrero de 2025, 2 de agosto de 2026, 2 de diciembre de 2027) y lo que significa ser responsable del despliegue.
2. Qué es una IA generativa, en dos minutos: usted escribe, el modelo predice; no «sabe», no «verifica».
3. Lo que hace bien y lo que hace mal: redactar, resumir, estructurar, traducir; frente a inventar cifras, citar fuentes inexistentes, reproducir sesgos.
4. Las herramientas validadas en nuestra empresa: la lista, las cuentas, los usos permitidos. Solo esas.
5. La regla de oro: nunca datos personales, datos de clientes ni secretos empresariales en una herramienta no validada.
6. El semáforo de datos: verde, ámbar, rojo, con ejemplos de la empresa.
7. RGPD, LOPDGDD e IA: usar la IA no exime de ninguna obligación de protección de datos; qué es un encargado del tratamiento; qué hacer si se ha pegado algo que no se debía.
8. Transparencia (artículo 50): avisar cuando responde una IA; marcar los contenidos generados; etiquetar las ultrafalsificaciones.
9. La revisión humana es obligatoria: lo que produce la IA es un borrador; la persona que lo envía es responsable.
10. Propiedad intelectual: qué no pegar, qué verificar antes de publicar.
11. Tres casos prácticos en formato «¿qué haría usted?»: un comercial con una exportación del CRM; RR. HH. con una herramienta de cribado de currículos (alto riesgo, información a la representación legal); finanzas con un cuadro de previsiones.
12. Cómo pedir una nueva herramienta y cómo notificar un incidente, rápido y sin culpas.
13. Test de 10 preguntas con corrección en el momento.
14. Resumen y firma del certificado.

Lo importante no es la brillantez de las diapositivas, sino tres cosas: que los ejemplos sean de su empresa, que la lista de herramientas sea la real y que la sesión termine con una firma.

Formación por perfiles: proporcionalidad, no uniformidad

El artículo 4 pide tener en cuenta el contexto de uso. En una pyme, tres niveles suelen bastar:

Un caso que merece atención especial: recursos humanos. Si la empresa usa o va a usar una herramienta de IA para seleccionar o evaluar personal, es un sistema de alto riesgo (Anexo III, obligaciones reforzadas a partir del 2 de diciembre de 2027, pendiente de publicación del ómnibus). Las personas que lo manejan necesitan una formación específica sobre supervisión humana, sesgos y derechos de las personas afectadas. Y la empresa debe informar a la representación legal de las personas trabajadoras conforme al artículo 64.4 d) del Estatuto de los Trabajadores, siguiendo la Guía práctica de información algorítmica del Ministerio de Trabajo.

Interna o externa: cómo organizarla

Formación interna, impartida por el responsable de IA o por RR. HH. con un material preparado, es suficiente para la sesión de 45 minutos en la mayoría de las pymes. Ventajas: coste, cercanía, ejemplos reales. Requisito: un material sólido y actualizado, y alguien que se sienta cómodo explicándolo.

Formación externa, con un consultor, tiene sentido en tres situaciones: cuando nadie en la empresa puede prepararla con garantías; cuando hay funciones expuestas que necesitan un taller a medida (RR. HH., finanzas, marketing); cuando la dirección quiere, además de cumplir, sacar partido a las herramientas. En ese caso, pida siempre: programa fechado, hoja de asistencia y certificado nominativo por participante. Sin esos tres documentos, la formación no le sirve como prueba del artículo 4.

En The IA Officer ofrecemos la Formación en IA para empresas a partir de un análisis previo de sus herramientas y sus casos, con los tres documentos incluidos. Pero para la sesión básica de 45 minutos, el módulo listo para impartir del Kit de Cumplimiento AI Act para pymes (20 diapositivas, test de 10 preguntas y certificado con hoja de asistencia) permite hacerlo internamente esta misma semana.

Los errores que vacían la formación de contenido

1. Un vídeo genérico sin firma. Quince minutos de vídeo sobre «qué es la IA» sin lista de herramientas, sin reglas de la empresa y sin certificado no demuestran nada.
2. Formar sin política. La sesión explica reglas; si no hay una política de uso de IA aprobada y difundida, no hay reglas que explicar. Redacte primero la política (nuestro artículo sobre la política de uso de IA en la empresa detalla el contenido).
3. Olvidar a las nuevas incorporaciones. Una sesión en 2025 no cubre a quien entró en 2026. Integre la formación en la incorporación.
4. No repetir. Las herramientas cambian, las reglas cambian (ómnibus, ley española cuando entre en vigor). Un recordatorio anual de 30 minutos mantiene la prueba viva.
5. Confundir formación con vigilancia. La sesión sirve para que la gente use bien la IA, no para amenazar. Un ambiente de «rápido y sin culpas» para los incidentes es más protector que cualquier sanción.

Plan en cuatro pasos para esta semana

1. Inventaríe las herramientas de IA que realmente se usan (incluidas las cuentas personales) y apruebe la lista de herramientas validadas.
2. Apruebe y difunda la política de uso de IA, con información previa a la representación legal si la hay.
3. Imparta la sesión de 45 minutos con el material adaptado a su lista de herramientas; test; certificados firmados.
4. Archive programa, hoja de asistencia, certificados y política en una carpeta única, y anote la fecha del próximo recordatorio.

Si quiere saber en qué punto está antes de empezar, la checklist gratuita AI Act para pymes le da un resultado en tres minutos. Si necesita una mirada externa sobre sus usos, sus riesgos y sus prioridades de formación, la Auditoría Estratégica de IA lo hace en una sesión de dos horas con informe escrito.

Preguntas frecuentes

¿La formación en IA es obligatoria para una empresa de 10 personas? Sí. El artículo 4 no prevé umbral de plantilla. Lo que cambia es la proporcionalidad: una sesión de 45 minutos, un test y certificados firmados bastan para cumplir con medios adecuados.

¿Hace falta un organismo acreditado o un título oficial? No. El Reglamento no exige ningún formato, acreditación ni número de horas. Exige medidas adecuadas y prueba. Una formación interna bien documentada cumple.

¿Cada cuánto hay que repetirla? El Reglamento no fija frecuencia. Una práctica razonable: en la incorporación, recordatorio anual, y una sesión adicional cuando cambien las herramientas o la normativa (publicación del ómnibus en el DOUE, entrada en vigor de la ley española).

¿Qué pasa si no formo a nadie? Desde el 2 de agosto de 2025 el incumplimiento del artículo 4 es sancionable (hasta 15 millones de euros o el 3 %, con el menor importe para las pymes). Antes de cualquier multa, el riesgo real es una fuga de datos, un conflicto laboral o un cliente que no obtiene respuesta a su cuestionario.

Para seguir leyendo

• Reglamento de IA: qué se aplica a su pyme en 2026
• Política de uso de IA en la empresa: plantilla y contenido
• Version française : Formation AI Act : l'obligation de l'article 4 en PME

Este artículo se ofrece con carácter general, a fecha de 23 de septiembre de 2026, y no constituye asesoramiento jurídico. Las fechas derivadas del ómnibus digital se indican pendientes de su publicación en el DOUE; la ley orgánica española se menciona como proyecto en tramitación. Adapte esta información a su situación y, si es necesario, hágala validar por un profesional.