Reglamento de IA por sector
Reglamento de IA para asesorías y gestorías: qué se aplica en 2026 y cómo cumplir en una jornada
Una asesoría maneja cada día nóminas, declaraciones, contratos y cuentas anuales de decenas de clientes. Cuando una persona del equipo pega el balance de un cliente en ChatGPT para redactar un informe, o cuando el programa de contabilidad clasifica facturas con un módulo de IA, la asesoría es «responsable del despliegue» en el sentido del Reglamento (UE) 2024/1689. No hace falta desarrollar nada: basta con usar la herramienta en un contexto profesional.
- Valdem Corp SL
- Madrid
- Intervenciones en España y Francia
- Contrato escrito
- Precios + IVA
Su situación tiene una particularidad: usted trata datos de terceros por cuenta de sus clientes. Eso convierte cada uso de IA en un asunto doble, de Reglamento de IA y de protección de datos como encargado del tratamiento. Esta página resume lo que ya se aplica a un despacho de tamaño pequeño o mediano, los tres riesgos más frecuentes y un plan realista para dejarlo cubierto en una jornada de trabajo.
Punto de partida
Usos típicos de la IA en el sector
- Redacción de informes, cartas a la AEAT y respuestas a requerimientos con ChatGPT, Copilot o Gemini.
- OCR y clasificación automática de facturas y extractos bancarios en el programa contable.
- Resumen de novedades normativas y consultas vinculantes para preparar circulares a clientes.
- Asistentes integrados en el software de nóminas para detectar incidencias o simular costes.
- Chatbot en la web o en WhatsApp para responder dudas frecuentes de clientes fuera de horario.
- Transcripción y resumen de reuniones con clientes con grabadoras de IA.
Lo que ya se aplica
Obligaciones que ya se aplican a su empresa
En vigor desde el 2 de febrero de 2025
Alfabetización en IA (artículo 4)
El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 obliga a toda empresa que utiliza sistemas de IA a garantizar un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal, sin umbral de plantilla, y a poder demostrarlo.
En una asesoría, toda persona con acceso a datos de clientes que use un asistente de IA debe haber recibido una formación fechada y documentada, aunque sea de 45 minutos.
Ya en vigor
RGPD y LOPDGDD
Cada dato personal introducido en un prompt es un tratamiento: base jurídica, información a las personas, contrato de encargado del tratamiento con el proveedor y evaluación de impacto si procede. La AEPD es la autoridad competente.
Como encargado del tratamiento, usted solo puede usar herramientas de IA con datos de clientes si el contrato de encargo se lo permite y si el proveedor de IA figura como subencargado con garantías. Pegar una nómina en una cuenta gratuita de ChatGPT no cumple ninguna de las dos condiciones.
Desde el 2 de agosto de 2026
Transparencia (artículo 50)
Informar a las personas de que interactúan con una IA y marcar de forma legible por máquina los contenidos generados; período de gracia hasta el 2 de diciembre de 2026 para el marcado en los sistemas que ya estaban en el mercado.
Si tiene un chatbot para clientes o publica circulares y artículos generados con IA, la mención y el marcado son obligatorios desde el 2 de agosto de 2026.
Ya en vigor
Secreto profesional y prevención del blanqueo
Los asesores fiscales y contables están sujetos a la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales. Los datos de diligencia debida de sus clientes no deben salir hacia proveedores de IA sin contrato ni control de acceso.
Escenarios reales
Tres riesgos concretos en el sector
01
El balance del cliente en una cuenta gratuita
Un empleado sube las cuentas anuales de un cliente a un asistente gratuito para «pulir el informe». El proveedor puede usar esos datos para entrenar sus modelos. Es una violación de seguridad que puede obligarle a notificar a la AEPD y a su cliente en 72 horas.
02
Una respuesta a la AEAT con una cita inventada
Un asistente redacta un escrito de alegaciones con una consulta vinculante que no existe. Nadie la comprueba antes de presentarla. La responsabilidad profesional es de la asesoría, no de la herramienta.
03
El cliente grande que pide su política de IA
Cada vez más empresas incluyen en su cuestionario de proveedores la pregunta «¿tiene su asesoría una política de uso de IA?». Sin documento escrito, pierde puntos frente a un competidor que sí lo tiene.
Método
Plan de cumplimiento en una jornada
Paso 1: Mañana: política corporativa de uso de la IA
Fije en dos páginas los principios del despacho: qué herramientas se autorizan, con qué cuentas de empresa, quién aprueba una nueva y qué queda prohibido (datos de clientes en cuentas personales, decisiones fiscales sin revisión humana).
Documento: Política corporativa de uso de la IA
Paso 2: Mañana: normas de uso para el equipo
Un semáforo de datos adaptado a la asesoría: verde (normativa pública, plantillas propias), ámbar (datos internos del despacho), rojo (datos de clientes, nóminas, DNI, cuentas bancarias). Revisión humana obligatoria antes de enviar cualquier escrito.
Documento: Normas de uso de la IA generativa
Paso 3: Tarde: registro de sistemas de IA
Liste cada herramienta: asistente generativo, OCR contable, chatbot, transcriptor. Para cada una, nivel de riesgo, datos tratados, contrato con el proveedor y fecha de las obligaciones aplicables.
Documento: Registro de sistemas de IA
Paso 4: Tarde: formación de 45 minutos con certificado
Sesión con todo el equipo: qué es la IA generativa, qué dice el Reglamento, cuáles son las normas del despacho, qué no se pega nunca en un prompt. Test corto y certificado firmado por persona: su prueba del artículo 4.
Documento: Formación de 45 min con certificado
Los cuatro documentos, listos para personalizar, están en el Kit de Cumplimiento AI Act para pymes (147 € + IVA).
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes del sector
¿Puedo usar ChatGPT con datos de mis clientes si tengo una cuenta de pago?
Solo si el plan contratado excluye el uso de sus datos para entrenamiento, ofrece un contrato de encargado del tratamiento y el contrato de encargo con su cliente le autoriza a usar subencargados. Sin esas tres condiciones, trabaje con datos anonimizados o con plantillas sin identificadores.
¿El programa contable con OCR de facturas es un sistema de IA sujeto al Reglamento?
Con frecuencia sí: la clasificación automática de apuntes utiliza modelos de aprendizaje automático. En una asesoría es un uso de riesgo mínimo, sin obligaciones de alto riesgo, pero debe constar en su registro y su personal debe saber revisar los resultados.
¿Debe una gestoría de cinco personas cumplir el artículo 4?
Sí. La obligación de alfabetización en IA no tiene umbral de plantilla: se aplica a toda empresa que utiliza sistemas de IA, sea cual sea su tamaño. Lo que cambia es la proporcionalidad: una sesión documentada de 45 minutos es suficiente para un despacho pequeño.
Esta información se ofrece con carácter general y no constituye asesoramiento jurídico. Adáptela a su situación y, si es necesario, hágala validar por un profesional.
Genere la política de uso de IA de su asesoría en tres minutos
Ocho preguntas y obtiene una política en doce secciones redactada a partir de sus respuestas: tamaño, herramientas, datos que maneja y decisiones sobre personas. Gratis, sin tarjeta bancaria.
8 preguntas · 12 secciones · Gratis, sin tarjeta bancaria